Denn dann sind schnelle Reaktionen, klare Informationen und konkrete Anweisungen in der Kommunikation gefragt. Nur so können Unternehmen die Verunsicherung ihrer Mitarbeiter, Partner und Kunden beseitigen und eigenständig handlungsfähig bleiben. Ziel sollte es sein, die digitale Resilienz zu erhöhen und eine Kommunikation auf Basis eines Zero-Confidence-Sicherheitskonzepts aufzubauen. Ob echte Notfälle oder digitale Cyberkrisen durch Hackerangriffe – Unternehmen müssen entsprechend vorbereitet und geschützt werden. In diesem Zusammenhang gewinnen die Themen Digital Resilience, Zero Trust und Notfallkommunikation neue Bedeutung. Gleiches gilt für digitale Kommunikationslösungen, die als Hauptkommunikationsmittel sicher funktionieren und in Notsituationen Kommunikationsunterstützung bieten sollen. Unternehmen werden sich dessen immer bewusster. Deshalb suchen sie nach sicheren digitalen Kommunikationslösungen, die auch bei Telefon- oder Stromausfall funktionieren und Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen im Krisen- oder Notfall zusammenarbeiten lassen. Dem Wunsch nach erhöhter Sicherheit werden entweder Plattformen gerecht, die sich auf das Krisenmanagement als Ganzes konzentrieren, oder Lösungen, die durch spezifische Funktionen eine reibungslose Kommunikation gewährleisten. Gleichzeitig sind kostenlose Messenger wie WhatsApp & Co. werden aus Datenschutzgründen zunehmend vermieden. Aber selbst bei UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Zoom sehen sich Unternehmen zunehmend mit Compliance- und Funktionseinschränkungen konfrontiert.
Digitale Kommunikationslösung + Zero-Trust-Architektur = höhere digitale Belastbarkeit
Organisationen, die eine unternehmensspezifische Kommunikationslösung einsetzen, sind nicht nur deutlich krisenfester, sondern haben auch eine höhere digitale Resilienz. Das bedeutet, dass sie angesichts komplexer und zunehmend unberechenbarer Risiken in digitalen Kontexten und informationstechnologischen Umgebungen eine stärkere Widerstands- und Regenerationsfähigkeit besitzen. Noch mehr Schutz bietet das Zero-Trust-Sicherheitsprinzip. Zero Trust bedeutet, die Dienste, Geräte und Benutzer in Ihrem Netzwerk so zu behandeln, als wären sie extern. Gemäß dem Zero-Trust-Sicherheitsprinzip ist es wichtig, alle verfügbaren Datenpunkte in die Authentifizierung und Autorisierung einzubeziehen, Benutzerrechte einzuschränken und den Segmentzugriff zu minimieren. Bei einer digitalen Kommunikationslösung kann dies beim Hosting beginnen und über die Benutzerverwaltung bis hin zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Standortaktivierung gehen. Auf diese Weise müssen Hacker nicht nur eine, sondern viele Hürden überwinden, um an Daten zu gelangen oder Schaden anzurichten. Eine digitale Kommunikationslösung, die auf dem Prinzip der Zero-Trust-Sicherheit basiert, ist eine notwendige Erweiterung der digitalen Resilienz.
Die Eckpfeiler einer digitalen Kommunikationslösung
Wie bereits erwähnt, geht es bei digitalen Kommunikationslösungen viel mehr um Compliance und Einhaltung der DSGVO. Sie sollen auch in Krisen- und Notsituationen richtig eingesetzt werden können. Dabei spielt die funktionale Qualität eine entscheidende Rolle. Eine digitale Kommunikationslösung sollte auf folgenden drei Eckpfeilern basieren: Sicherheit, Schnelligkeit und Notbetrieb. In Krisen- und Notfallsituationen können Sekunden entscheidend sein. Daher ist die Kommunikationsgeschwindigkeit ein wesentlicher Faktor. Für die Krisenkommunikation ist es wichtig, mobile Endgeräte und digitale Lösungen inklusive entsprechender Funktionen bereitzustellen, bevor ein Notfall eintritt. Um alle Beteiligten gleichzeitig optimal zu schützen, sind die primären Sicherheitsanforderungen in Krisen und Notfällen unerlässlich. Dazu gehören maximale Datensicherheit, maximale Datendominanz und Zero-Trust-Work. Zudem erfordert die Bewältigung von Ausnahmesituationen ein hohes Maß an logischem Verständnis. Es ist entscheidend zu sehen, was aus funktionaler Sicht passiert. Je einfacher die Lösung zu handhaben ist, desto schneller können alle Betroffenen informiert werden. Nur wenn eine Kommunikationslösung diese drei zentralen Aspekte berücksichtigt, unterstützt sie Krisen- und Notfallsituationen und ermöglicht einen reibungslosen Informationsaustausch vor, während und nach. Dazu gehören auch Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden.
In drei Schritten gut auf Krisen- und Notsituationen vorbereitet
Zur optimalen Bewältigung von Notfällen hat sich ein dreistufiger Prozess bewährt: Schritt 1: Erstellen Sie einen Krisen- und Notfallkommunikationsplan Das erste, was Sie tun müssen, ist einen Notfall-Kommunikationsplan zu erstellen. Typische Krisen und Notfälle sind beispielsweise Produktionsausfälle, Arbeitsunfälle, Umweltkatastrophen und zunehmend auch Hackerangriffe. Der Business Continuity Manager ist für die Erstellung des Notfallplans verantwortlich. Der Zweck des Plans ist
alle Betroffenen – von einzelnen Gruppen bis hin zur gesamten Belegschaft im gesamten Unternehmen – unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, sei es im Büro, zu Hause, auf der Straße auf dem Firmengelände oder mobil im Außendienst kurz und bündig über eine Krise oder einen Notfall informieren und gleichzeitig Gelegenheit zum Austausch schaffen und den Schaden für das Unternehmen so gering wie möglich halten.
Gleichzeitig benennt ein Notfall-Kommunikationsplan Personen, die als Krisenstab fungieren. Zum einen wird festgehalten, welche Vorgänge intern durchgeführt werden müssen. Andererseits sorgt es dafür, dass die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen und umgekehrt zuverlässig funktioniert. Unterstützt wird der Plan durch passende Lösungen, die den Prozess in Gang setzen und einen reibungslosen Ablauf garantieren. Es wird außerdem empfohlen, dass Sie Ihren Notfallkommunikationsplan mindestens einmal im Jahr überprüfen. Schritt 2: Wenden Sie die Theorie in der Praxis an Standard-Kommunikationstools eignen sich zwar für den Unternehmensalltag, sind aber nicht für Krisen- und Notsituationen ausgelegt. Denn UC&C-Tools wie Microsoft Teams und Slack bieten dafür keine speziellen Add-ons an. Aber auch kostenlose private Messenger wie WhatsApp und Telegram sind aufgrund fehlender Notfallfunktionen und der Ablehnung des Zero-Trust-Sicherheitsmodells zu meiden. Am besten statten Sie die Mitarbeiter mit einer digitalen Kommunikationslösung aus, die das ermöglicht
es ist einfach und intuitiv zu bedienen, bietet erweiterte erweiterte Funktionen für Krisen- und Notfallsituationen, und hinterlässt keine Sicherheitslücken, garantiert also maximale Datensicherheit und Dominanz.
Schritt 3: Identifizieren Sie eine digitale Kommunikationslösung Ziel einer digitalen Kommunikationslösung für Krisen- und Notfallsituationen sollte es immer sein, eine uneingeschränkte Echtzeitkommunikation für einzelne Gruppen, die gesamte Belegschaft, die gesamte Organisation und externe Stakeholder wie Lieferanten, Kunden oder andere Unternehmen zu ermöglichen. Da sich das Smartphone mittlerweile als wichtigstes Endgerät für die mobile Kommunikation etabliert hat, empfiehlt sich die Integration einer Instant-Messaging-Anwendung mit erweiterten Funktionen für Notfälle. Das beinhaltet
Alerts für schnelle Benachrichtigungen und Rückmeldungen von Betroffenen. Sendung, um die Opfer über Krisen- und Notsituationen zu informieren. Statusmeldungen, um Notfallanweisungen zu geben und die nächsten Schritte zu beschreiben. Push-to-Talk, um eine direktere Sprachkommunikation zu ermöglichen und näher bei den Betroffenen zu sein. Gruppengespräche zur Vereinfachung des Austauschs zwischen Krisenstabsmitgliedern durch vordefinierte Kreise und Listen. Bundesgespräche und Besucherzugang zur Sicherstellung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Zulieferern. Live-Standort, damit Sie aktuelle Standorte teilen können.
Ein sicherer Messenger, der all das hat und zudem eine sichere, stabile und eigenständige Serverumgebung bietet, sorgt für bestmöglichen Austausch und schnellste Interaktion – vor, während und nach einer Krise.
Fazit: Mit erhöhter digitaler Resilienz Krisen und Notfälle optimal bewältigen
Um sowohl auf echte Notfälle als auch auf Cyberangriffe besser vorbereitet zu sein, brauchen Unternehmen vor allem eines: digitale Resilienz. Diese wiederum können auf Basis eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells erweitert werden. Insbesondere bereits eingesetzte oder konzipierte Lösungen müssen die Anforderungen des Zero Trust erfüllen. Daher ist für Unternehmen eine digitale Kommunikationslösung Zero Trust unerlässlich, die Krisen- und Notfallpläne unterstützt und so den Informationsfluss jederzeit und überall sicherstellt und den Schutz der Mitarbeiter garantiert.
